Mit ZUGFeRD G.U.T. und schnell in die Zukunft

Digitalisierung im dreistufigen Vertrieb – das umfangreiche Vorteilspaket der elektronischen Rechnungsstellung für das Fachhandwerk.

Schluss mit Papierbergen und Zettelwirtschaft. Wir bieten eine richtig G.U.T.e Alternative. Das hilft der Umwelt und sorgt für einen geringeren Kosten- und Zeitaufwand bei unseren Kunden aus dem Fachhandwerk. In vielen Branchen und Bereichen hat die elektronische Rechnungsstellung die traditionellen Papierrechnungen bereits ersetzt. Die G.U.T-GRUPPE unterstützt das Fachhandwerk jetzt mit der neuen Generation elektronischer Rechnungen. ZUGFeRD – kurz für „Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland“ – heißt die Lösung und erleichtert spürbar die Arbeit des Fachhandwerkers.

ZUGFeRD ist ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen und wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie gefördert. Die G.U.T-GRUPPE unterstützt ihre Kunden mit umfassenden eBusiness-Leistungen im Tagesgeschäft.

Ale neues, einheitliches Rechnungsformat legt ZUGFeRD fest, wie Informationen in einer elektronischen Rechnung abzuspeichern sind. Dazu erhält der Fachhandwerker eine PDF-Datei. Diese kann er – wie gewohnt – betrachten, gleichzeitig ist sie aber dank des maschinenlesbaren, eingebetteten XML-Teils zur automatischen Buchung und Archivierung im System sichtbar. Selbstverständlich ist sie auch als rechtgültiges Dokument anerkannt.

Die Vorteile der digitalen Bereitstellung von Rechnungsdaten auf einen Blick:

• G.U.T. für Umwelt und Klima: Papierverbrauch wird stark reduziert
• G.U.T.e Planungssicherheit: sofortige Übermittlung – lange Postlaufzeiten entfallen
• G.U.T. für den Geldbeutel: Druck- und Portokosten entfallen
• G.U.T.e Zeitersparnis: Rechnungen lassen sich direkt elektronisch prüfen und verarbeiten – zeitaufwendiges Einscannen und Texterkennungsprozesse entfallen
• G.U.T. aufzubewahren: Rechnungen müssen nur noch elektronisch gespeichert werden
• G.U.T. abgelegt: Rechnungen sind jederzeit les-, druck- und speicherbar

Ein weiterer Pluspunkt von ZUGFeRD ist die revisionssichere Archivierung. Denn durch die Verknüpfung von PDF-Datei und Buchungssatz sind alle relevanten Informationen der Rechnung als XML-Code in die PDF-Datei eingebettet und werden automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet. Erkennungsfehler, die durch das Scannen zustanden kommen können, werden also von Vornerein ausgeschlossen. Eine rein elektronische Archivierung wird möglich. Obendrein lässt sich der Ein- und Ausgangsprozess der Rechnungen mit ZUGFeRD weitgehend automatisieren. Das hierfür benötigte Personal kann somit zukünftig für gewinnbringendere Prozesse und Tätigkeiten im Tagesablauf des Unternehmens eingesetzt werden.